1.Voor wie is dit privacystatement?

Wij zijn Emendare B.V. Wij bieden specialistische geestelijke gezondheidszorg aan volwassenen en zijn verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens die daarvoor nodig zijn.

In dit privacystatement leggen we uit welke persoonsgegevens we gebruiken, waarom we dat doen, met wie we gegevens kunnen delen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt.

Dit privacystatement geldt als je:

• cliënt of voormalig cliënt van Emendare bent;
• een naaste of wettelijk vertegenwoordiger van een cliënt bent;
• verwijzer of andere betrokken zorgverlener bent;
• leverancier of andere zakelijke relatie bent;
• bij ons solliciteert.

Voor medewerkers geldt een apart privacybeleid. Voor het gebruik van onze website en cookies geldt daarnaast ons cookiestatement.

2. Onze uitgangspunten

We gaan zorgvuldig en vertrouwelijk met jouw persoonsgegevens om.

Daarbij gelden voor ons de volgende uitgangspunten:

• we gebruiken persoonsgegevens alleen als daar een duidelijk doel en een geldige grondslag voor is;
• we gebruiken niet meer gegevens dan voor dat doel nodig zijn;
• medische gegevens behandelen we als bijzonder vertrouwelijke gegevens;
• onze behandelaren zijn gebonden aan hun beroepsgeheim;
• medewerkers krijgen alleen toegang tot gegevens die zij voor hun werkzaamheden nodig hebben;
• we verkopen persoonsgegevens nooit;
• we nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen;
• we gebruiken persoonsgegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming of profilering;
• als we andere organisaties inschakelen om voor ons persoonsgegevens te verwerken, maken we daar passende afspraken mee.

Heb je vragen over de verwerking van jouw persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op via info@emendare-ggz.nl.

3. Als je cliënt bent van Emendare:

Welke gegevens gebruiken wij?

Voor je behandeling en onze administratie kunnen we onder andere de volgende gegevens verwerken:

• naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer;
• geboortedatum en geslacht;
• BSN en cliëntnummer;
• gegevens over je zorgverzekering;
• gegevens van je huisarts, verwijzer en andere betrokken zorgverleners;
• contactgegevens van een naaste of wettelijk vertegenwoordiger, voor zover dit nodig is;
• medische en psychologische gegevens die nodig zijn voor diagnostiek en behandeling;
• informatie over je klachten, voorgeschiedenis, medicatie, onderzoeken, vragenlijsten, diagnoses en behandeling;
• correspondentie en verslaglegging die voor je behandeling relevant zijn;
• informatie die we van andere zorgverleners of, wanneer dat voor goede hulpverlening relevant is, van naasten ontvangen;
• audio- of video-opnamen, maar alleen wanneer daarvoor een passende grondslag bestaat en dit vooraf met je is besproken.

Waarom gebruiken we deze gegevens?

We gebruiken jouw gegevens in de eerste plaats om goede zorg te kunnen verlenen. Daaronder vallen onder andere aanmelding, intake, diagnostiek, behandeling, evaluatie, overleg binnen het behandelteam en – wanneer dat nodig is – overdracht of afstemming met andere zorgverleners.

Daarnaast verwerken we gegevens:

• om afspraken met je te maken en contact met je te onderhouden;
• om onze zorg te declareren en betaald te krijgen;
• om aan wettelijke verplichtingen te voldoen;
• voor kwaliteitsbewaking en verbetering van onze zorg;
• voor de behandeling van klachten, incidenten en geschillen;
• voor interne controle, audits en verantwoording;
• voor wetenschappelijk of statistisch onderzoek, voor zover dit wettelijk is toegestaan.

Op welke grond verwerken we jouw gegevens?

Voor de verwerking van gewone persoonsgegevens gebruiken we, afhankelijk van het doel, één of meer grondslagen uit artikel 6 AVG. Meestal gaat het om:

• het uitvoeren van de behandelingsovereenkomst;
• het voldoen aan een wettelijke verplichting;
• een gerechtvaardigd belang van Emendare of een ander, wanneer dit volgens de AVG is toegestaan;
• jouw toestemming, wanneer toestemming voor de betreffende verwerking vereist is.

Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. Deze verwerken we alleen wanneer daarvoor naast een grondslag uit artikel 6 AVG ook een uitzondering uit artikel 9 AVG bestaat. Bij de behandeling gaat het met name om verwerking die noodzakelijk is voor medische diagnostiek, behandeling en het verlenen of beheren van gezondheidszorg.

Voor behandelaren gelden daarnaast de WGBO, het medisch beroepsgeheim en de professionele standaarden van hun beroepsgroep.

4. Informatie van en over naasten

Naasten kunnen een belangrijke rol spelen bij psychiatrische behandeling. Soms geeft een partner, familielid of andere naaste informatie aan ons omdat diegene zich zorgen maakt over een cliënt of informatie heeft die voor de behandeling relevant kan zijn.

Wij mogen dergelijke informatie ontvangen. De behandelaar beoordeelt vervolgens of de informatie relevant is voor goede hulpverlening en wat ermee moet gebeuren.

Wanneer informatie van een naaste noodzakelijk is voor goede hulpverlening, kan deze in het medisch dossier van de cliënt worden opgenomen. Daarbij moet duidelijk zijn dat het gaat om informatie afkomstig van een derde en niet om een door de behandelaar vastgesteld feit.

Het is belangrijk om te weten dat informatie die je als naaste over een cliënt aan ons geeft niet automatisch geheim is voor die cliënt. Voor zover de informatie voor de behandeling relevant is, kan het nodig zijn om de inhoud daarvan met de cliënt te bespreken. Daarbij kan het ook relevant of noodzakelijk zijn om te bespreken van wie de informatie afkomstig is.

Wil je informatie aan ons geven waarvan je niet wilt dat de cliënt weet dat deze van jou afkomstig is, geef dit dan vooraf duidelijk aan. De behandelaar kan dan beoordelen of en hoe de informatie kan worden gebruikt. Het kan voorkomen dat informatie niet of slechts beperkt bruikbaar is wanneer deze niet met de cliënt besproken mag worden.

Wij verstrekken aan een naaste niet zonder toestemming informatie over de behandeling van een cliënt. Dat iemand informatie aan ons verstrekt, betekent dus niet automatisch dat wij informatie over de cliënt aan die persoon mogen teruggeven.

5. Als je naaste of wettelijk vertegenwoordiger bent:

Welke gegevens kunnen we van jou verwerken?

We verwerken alleen gegevens van jou voor zover dat nodig is. Dat kunnen bijvoorbeeld zijn:

• je naam en contactgegevens;
• je relatie tot de cliënt;
• informatie die je zelf aan ons verstrekt;
• correspondentie tussen jou en Emendare;
• informatie over jou die relevant is voor de behandeling van de cliënt;
• wanneer je wettelijk vertegenwoordiger bent: gegevens die nodig zijn om je vertegenwoordigingsbevoegdheid vast te stellen.

Waarom gebruiken we deze gegevens?

We kunnen deze gegevens gebruiken:

• om met je te communiceren;
• om informatie die je over een cliënt verstrekt te ontvangen en te beoordelen;
• wanneer dat noodzakelijk is voor goede en veilige zorg aan de cliënt;
• om vast te stellen of en op welke wijze je de cliënt vertegenwoordigt;
• om te voldoen aan wettelijke verplichtingen;
• om vragen, klachten of privacyverzoeken te behandelen.

Wanneer je als naaste uit eigen beweging informatie over een cliënt verstrekt, kunnen wij jouw persoonsgegevens verwerken wanneer dit noodzakelijk is voor het gerechtvaardigde belang om goede en veilige zorg aan de cliënt te kunnen verlenen. Daarbij wegen we jouw privacybelang mee en gebruiken we niet meer gegevens dan noodzakelijk.

Het verstrekken van informatie aan ons geeft je als naaste niet automatisch recht op informatie over de cliënt. Onze behandelaren blijven gebonden aan hun beroepsgeheim.

6. Verwijzers, andere zorgverleners en zakelijke relaties

Van verwijzers, andere zorgverleners, leveranciers en zakelijke relaties verwerken we bijvoorbeeld:

• naam en zakelijke contactgegevens;
• functie en organisatie;
• correspondentie;
• gegevens die nodig zijn voor onze samenwerking of overeenkomst.

We gebruiken deze gegevens om samen te werken, zorg af te stemmen, overeenkomsten uit te voeren, contact te onderhouden en aan wettelijke verplichtingen te voldoen.

7. Met wie delen we persoonsgegevens?

Binnen Emendare hebben alleen medewerkers toegang tot persoonsgegevens voor zover zij die voor hun werkzaamheden nodig hebben.

Behandelgegevens kunnen binnen het behandelteam worden gedeeld wanneer dit noodzakelijk is voor de behandeling. Hieronder kan ook bespreking in een multidisciplinair overleg vallen.

Buiten Emendare kunnen we persoonsgegevens onder andere delen met:

Andere zorgverleners
Bijvoorbeeld je huisarts, verwijzer of een andere behandelaar. Daarbij houden we ons aan het medisch beroepsgeheim en de regels die gelden voor het delen van medische gegevens.

Zorgverzekeraars
We verstrekken de gegevens die nodig zijn voor declaratie, controle en andere wettelijk toegestane doeleinden. We verstrekken daarbij niet meer gegevens dan noodzakelijk.

Dienstverleners
We gebruiken bijvoorbeeld leveranciers van ons elektronisch patiëntendossier, beveiligde communicatie, e-health en andere ICT-diensten. Wanneer deze partijen persoonsgegevens namens ons verwerken, maken we daar een verwerkersovereenkomst mee.

Accountants en auditors
Voor zover zij gegevens nodig hebben om wettelijke of kwaliteitscontroles uit te voeren. Ook daarbij beperken we de toegang zoveel mogelijk.

Overheidsinstanties en toezichthouders
Wanneer wij wettelijk verplicht zijn informatie te verstrekken, bijvoorbeeld aan een toezichthouder of in situaties waarin een wettelijke meldplicht geldt.

Andere partijen
In andere gevallen delen we medische gegevens alleen wanneer daarvoor toestemming bestaat of een andere wettelijke grondslag aanwezig is.

8. Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor we ze hebben verzameld, tenzij de wet een langere bewaartermijn voorschrijft.

Voor het medisch dossier geldt in beginsel een wettelijke bewaartermijn van twintig jaar vanaf de laatste wijziging in het dossier. In bijzondere situaties kan een dossier langer worden bewaard, bijvoorbeeld wanneer dit redelijkerwijs nodig is voor goede hulpverlening.

Informatie van een naaste die vanwege het belang voor de behandeling onderdeel is geworden van het medisch dossier valt onder de bewaartermijn van dat dossier.

Voor administratieve, financiële, sollicitatie- en andere gegevens gelden de wettelijke of intern vastgestelde bewaartermijnen die bij het betreffende doel passen.

Na afloop van de bewaartermijn verwijderen of vernietigen we persoonsgegevens, of anonimiseren we ze zodanig dat ze niet meer tot een persoon te herleiden zijn.

9. Hoe beveiligen we jouw gegevens?

Gezondheidsgegevens zijn bijzonder gevoelig. Daarom nemen we maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, wijziging of ongeoorloofde verstrekking.

We doen dit onder andere door:

• medewerkers en behandelaren aan geheimhouding te binden;
• toegang tot systemen te beperken tot medewerkers die deze voor hun werk nodig hebben;
• passende beveiliging en tweefactorauthenticatie te gebruiken;
• vast te leggen wie toegang tot systemen heeft;
• beveiligde communicatiemiddelen te gebruiken;
• afspraken te maken met organisaties die namens ons persoonsgegevens verwerken;
• medewerkers periodiek bewust te maken van informatiebeveiliging en privacy;
• onze beveiliging en werkwijze periodiek te laten toetsen.

Denk je dat er iets is misgegaan met de beveiliging van persoonsgegevens? Meld dit dan via info@emendare-ggz.nl.

10. Jouw privacyrechten

Als wij persoonsgegevens van jou verwerken, heb je afhankelijk van de situatie verschillende rechten.

Je kunt ons vragen:

• welke persoonsgegevens wij van jou verwerken en waarom;
• om inzage in jouw persoonsgegevens;
• om een kopie van jouw persoonsgegevens;
• feitelijk onjuiste persoonsgegevens te corrigeren;
• de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken;
• jouw persoonsgegevens te verwijderen wanneer daarvoor geen geldige reden meer bestaat;
• jouw persoonsgegevens over te dragen wanneer het recht op gegevensoverdraagbaarheid van toepassing is;
• bezwaar te maken tegen een verwerking die is gebaseerd op een gerechtvaardigd belang;
• toestemming die je eerder hebt gegeven weer in te trekken.

Deze rechten zijn niet onbeperkt. Soms mogen of moeten wij gegevens blijven bewaren of kunnen wij bepaalde informatie niet verstrekken, bijvoorbeeld vanwege een wettelijke verplichting, het medisch beroepsgeheim of de rechten en privacy van andere personen.

Voor het medisch dossier gelden daarnaast de specifieke rechten uit de WGBO, waaronder het recht op inzage, afschrift, correctie van feitelijke onjuistheden en onder bepaalde voorwaarden vernietiging.

Wil je gebruikmaken van een privacyrecht? Stuur dan een e-mail naar info@emendare-ggz.nl. We kunnen je vragen je identiteit aan te tonen als dat nodig is om te voorkomen dat persoonsgegevens bij de verkeerde persoon terechtkomen.

We reageren binnen de wettelijke termijn. In beginsel is dat binnen één maand. Wanneer een verzoek ingewikkeld is of er veel verzoeken zijn, kan deze termijn onder de voorwaarden van de AVG met maximaal twee maanden worden verlengd. Als dat gebeurt, laten we je dat weten.

11. Klachten over privacy

Heb je een vraag of klacht over hoe wij met jouw persoonsgegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op via info@emendare-ggz.nl. We proberen je vraag of klacht zo zorgvuldig mogelijk te beantwoorden.

Ben je niet tevreden over onze reactie, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Een klacht over je behandeling of over de manier waarop Emendare zorg heeft verleend, kun je indienen volgens onze klachtenregeling.

12. Wijzigingen

We kunnen dit privacystatement aanpassen wanneer onze werkwijze, dienstverlening of wet- en regelgeving verandert.

De meest actuele versie staat altijd op onze website.

Laatste wijziging: 04-09-2026